தொழில்முறை தகவல்தொடர்புக்கு மின்னஞ்சல்கள் உயிர்நாடி, ஆனால் அவை ஒரு டிஜிட்டல் கண்ணிவெடி களமும் கூட. நிலையான ஆவணங்கள், பகிரப்பட்ட த்ரெட்கள் மற்றும் பணியிட உணர்திறன்கள் நிறைந்த இந்த யுகத்தில், ஒரு மோசமான வார்த்தைகள் கொண்ட மின்னஞ்சல் பெரும்பாலான மக்கள் உணர்ந்ததை விட அதிக சேதத்தை ஏற்படுத்தும். அது மிகவும் கடுமையான தொனியாக இருந்தாலும், செயலற்ற-ஆக்கிரமிப்பு அடையாளமாக இருந்தாலும் அல்லது அதிகாரத்தை குறைமதிப்பிற்கு உட்படுத்தும் மொழியாக இருந்தாலும், சில சொற்றொடர்களை அனுப்பாமல் விடுவது நல்லது.
பல வல்லுநர்கள் பழக்கமான மின்னஞ்சல் மொழியையே நம்பியிருக்கிறார்கள், குறிப்பாக உணர்ச்சிகள் அதிகமாக இருக்கும்போது அல்லது காலக்கெடு இறுக்கமாக இருக்கும்போது அதை எவ்வாறு விளக்குவது என்பதைக் கருத்தில் கொள்ளாமல். துரதிர்ஷ்டவசமாக, வெளித்தோற்றத்தில் அப்பாவி சொற்றொடர்கள் கூட மனிதவளத் தலைவலி, சேதமடைந்த உறவுகள் அல்லது மோசமான வேலை பாதுகாப்பின்மைக்கு வழிவகுக்கும். வேலையில் எழுத்துப்பூர்வமாக தொடர்பு கொள்ளும்போது என்ன சொல்ல வேண்டும் என்பதை அறிந்துகொள்வது போலவே, என்ன சொல்லக்கூடாது என்பதைப் புரிந்துகொள்வதும் முக்கியம்.
மின்னஞ்சல் ஆசாரம் ஏன் எப்போதும் முக்கியமானது
சாதாரண உரையாடல்களைப் போலல்லாமல், மின்னஞ்சல்கள் என்றென்றும் வாழ்கின்றன. தட்டச்சு செய்யும் போது விரக்தி அல்லது கிண்டல் ஒரு கணம் பாதிப்பில்லாததாக உணரலாம், ஆனால் சூழலுக்கு வெளியே படிக்கும்போது அது தொழில்முறையற்றதாக, ஆக்ரோஷமாக அல்லது நிராகரிப்பதாகத் தோன்றலாம். மேலும் தொனியை எப்போதும் உரை மூலம் கேட்க முடியாது என்பதால், சக ஊழியர்கள் வார்த்தைகளை நோக்கம் கொண்டதை விட எதிர்மறையாக விளக்கலாம்.
முதலாளிகள் தகவல் தொடர்பு பாணியில் அதிக கவனம் செலுத்துகின்றனர், குறிப்பாக தொலைதூர மற்றும் கலப்பின வேலை சூழல்களில். தவறான தகவல் தொடர்பு என்பது பணியிட பதற்றத்திற்கான முக்கிய காரணங்களில் ஒன்றாகும், மேலும் மின்னஞ்சல் பெரும்பாலும் மூலமாகும். மக்கள் அவர்கள் சொல்வதை வைத்து மட்டுமல்ல, அவர்கள் அதை எப்படிச் சொல்கிறார்கள் என்பதன் மூலமும் தீர்மானிக்கப்படுகிறார்கள். தவறான சொற்றொடர் ஒருவரை திமிர்பிடித்தவராக, சோம்பேறியாக, சண்டையிடுபவராக அல்லது கீழ்ப்படியாதவராகக் காட்டக்கூடும்.
1. “எனது கடைசி மின்னஞ்சலுக்கு”
இந்த உன்னதமான சொற்றொடர் ஒரு பயனுள்ள நினைவூட்டலாகக் கருதப்படலாம், ஆனால் இது பொதுவாக கீழ்த்தரமானதாகவோ அல்லது செயலற்ற-ஆக்கிரமிப்பாகவோ இறங்குகிறது. பெறுநர் கவனமாகப் படிக்கவில்லை என்பதைக் குறிக்கிறது, இது உடனடியாக பதற்றத்தை ஏற்படுத்தும். தெளிவான மற்றும் கனிவான பின்தொடர்தல் தற்காப்புத்தன்மையை அழைக்காமல் ஒத்துழைப்பை பாதையில் வைத்திருக்கிறது.
2. “நான் ஏற்கனவே குறிப்பிட்டது போல”
“எனது கடைசி மின்னஞ்சலுக்கு” போலவே, இந்த சொற்றொடர் ஒரு விரலை நீட்டி, குற்றச்சாட்டாக உணரும் வகையில் மீண்டும் மீண்டும் கூறுவதை எடுத்துக்காட்டுகிறது. இது துல்லியமாக இருக்கலாம், ஆனால் இது அரிதாகவே ஆக்கபூர்வமானது. ஒரு சிறந்த அணுகுமுறை என்னவென்றால், முன்பு சொல்லப்பட்டதை வலியுறுத்தாமல் புள்ளியை மறுவடிவமைப்பதாகும்.
3. “நான் தெளிவாக இருக்கட்டும்”
இந்த சொற்றொடர் தெளிவுபடுத்துவதற்குப் பதிலாக அதிகரிக்க முனைகிறது. அனுப்புநர் விரக்தியடைந்தவராகவோ அல்லது பொறுமையிழந்தவராகவோ இருப்பது போல் இது வாசிக்கப்படலாம், குறிப்பாக மீதமுள்ள செய்தியில் உத்தரவுகள் அல்லது விமர்சனங்கள் இருந்தால். தெளிவு சிந்தனைமிக்க விளக்கத்திலிருந்து வர வேண்டும், வலிமையான மொழியிலிருந்து அல்ல.
4. “அனைத்து மரியாதையுடனும்”
இது, அடுத்து வருவது அவமரியாதைக்குரியதாக இருக்கும் என்பதை கிட்டத்தட்ட உறுதி செய்கிறது. இது ராஜதந்திர ரீதியாகத் தோன்றும் ஒரு சொற்றொடர், ஆனால் பெரும்பாலும் கருத்து வேறுபாடு அல்லது விமர்சனத்திற்கு முன்னதாகவே இருக்கும். தொழில்முறை அமைப்புகளில், நேர்மை முக்கியமானது, ஆனால் இதை இதுபோன்ற மொழியில் கூறுவது பொதுவாக பின்வாங்கும்.
5. “இது எனது சம்பளத்தை விட அதிகம்”
இது ஒரு நகைச்சுவையாகக் கூறப்பட்டாலும், இந்த சொற்றொடர் ஒருவரைப் பொறுப்பேற்கவோ அல்லது பிரச்சினைகளைத் தீர்க்கவோ விருப்பமில்லாதவராகத் தோன்றச் செய்யலாம். இது தலைமைத்துவத்தில் உள்ளவர்களை நிராகரிப்பதாகவோ அல்லது அவமரியாதை செய்வதாகவோ தோன்றலாம். சரிபார்க்கப்படாமல் வழிகாட்டுதலைத் தேடுவது ஒரு சிறந்த மாற்றாகும்.
6. “அது என் வேலைன்னு நான் நினைக்கல”
வேலை விளக்கங்களுக்கு எல்லைகள் உண்டு, ஆனால் மின்னஞ்சல்கள் கடுமையான கோடுகளை வரைய இடம் இல்லை. இந்த சொற்றொடர் கடுமையானதாகவோ அல்லது ஒத்துழைக்காததாகவோ தோன்றலாம், குறிப்பாக ஒரு குழு அமைப்பில். நோக்கம் குறித்த கவலையை வெளிப்படுத்துவது செல்லுபடியாகும், ஆனால் அது எப்படிச் சொல்லப்படுகிறது என்பது முக்கியம்.
7. “நீங்கள் செய்ய வேண்டியவை…”
ஒருவர் “செய்ய வேண்டியவை” என்பதைச் சுட்டிக்காட்டுவது பொதுவாகக் குற்றம் சாட்டுவது போல் உணர்கிறது. எழுத்துப்பூர்வமாக, அது பதட்டங்களை அதிகரித்து மனக்கசப்புக்கு வழிவகுக்கும். கடந்த கால தவறுகளை விட அடுத்த படிகள் அல்லது பகிரப்பட்ட இலக்குகளில் கவனம் செலுத்துவது மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
8. “நான் முயற்சிப்பேன்”
இது தீங்கற்றதாகத் தோன்றினாலும், இந்த சொற்றொடர் நம்பிக்கையற்றதாகவும் சந்தேகத்திற்கு இடமளிக்கிறது. தொழில்முறை அமைப்புகளில், மக்கள் தெளிவான உறுதிப்பாடுகளை விரும்புகிறார்கள். “நான் முயற்சிப்பேன்” என்று சொல்வது, நோக்கங்கள் நல்லதாக இருந்தாலும் கூட, ஒருவரை நிச்சயமற்றவராகவோ அல்லது நம்பமுடியாதவராகவோ தோன்றச் செய்யலாம்.
9. “நேர்மையாக…”
“நேர்மையாக” என்று ஒரு வாக்கியத்தைத் தொடங்குவது முந்தைய கூற்றுகள் நேர்மையற்றவையா அல்லது வடிகட்டப்பட்டவையா என்பது குறித்த கேள்விகளை எழுப்புகிறது. கருத்து உதவியாகவோ அல்லது தெளிவுபடுத்தவோ இருந்தாலும், அது தற்செயலாக நம்பகத்தன்மையைக் குறைத்து சந்தேகத்தை ஏற்படுத்தும்.
10. “உனக்குத் தெரியும்னு நினைச்சேன்”
இந்த சொற்றொடர் தவறைக் குறிக்கிறது, மேலும் பெரும்பாலும் ஒரு நுட்பமான குற்றச்சாட்டாக உணர்கிறது. இது கையில் உள்ள சிக்கலைத் தீர்க்கவும் சிறிதும் உதவாது. பயனுள்ள தகவல் தொடர்பு தெளிவு மற்றும் ஒத்துழைப்பை முன்னுரிமைப்படுத்துகிறது, தற்காப்பு அல்லது பழியை அல்ல.
நீங்கள் சொல்வது மட்டுமல்ல. நீங்கள் சொல்வது எப்படி
மின்னஞ்சலில் தொழில்முறை என்பது எழுத்துப் பிழைகளைத் தவிர்ப்பது அல்லது கண்ணியமான கையொப்பங்களைச் சேர்ப்பது மட்டுமல்ல. இது மொழி மற்றும் தொனியில் வேண்டுமென்றே இருப்பது பற்றியது, சக ஊழியர்கள் மன அழுத்த நிலைகள், கலாச்சார சூழல் அல்லது கடந்த கால அனுபவங்களைப் பொறுத்து செய்திகளை வித்தியாசமாக விளக்கலாம் என்பதைப் புரிந்துகொள்வது பற்றியது. ஒவ்வொரு சொற்றொடரும் எடையைக் கொண்டுள்ளது, மேலும் குறிக்கோள் எப்போதும் தெளிவு, மரியாதை மற்றும் குழுப்பணியாக இருக்க வேண்டும்.
பணியிடத்தில், மின்னஞ்சல்கள் தொடர்பு கருவிகளை விட அதிகம். அவை பதிவுகள். வார்த்தைகளை அனுப்பலாம், ஸ்கிரீன்ஷாட் செய்யலாம் அல்லது HRக்கு சமர்ப்பிக்கலாம். மற்றவரின் பார்வையில் இருந்து ஒரு செய்தியைப் படிக்க சிறிது நேரம் ஒதுக்குவது நம்பிக்கையை வளர்ப்பதற்கும் உங்களுக்கு எதிராக ஒரு வழக்கை உருவாக்குவதற்கும் உள்ள வித்தியாசமாக இருக்கலாம்.
இந்த சொற்றொடர்களில் ஒன்று பின்வாங்குவதை நீங்கள் பார்த்திருக்கிறீர்களா? அல்லது பட்டியலில் இடம் பெற வேண்டும் என்று நீங்கள் நினைக்கும் வேறு யாராவது இருக்கிறார்களா?
மூலம்: சேமிப்பு ஆலோசனை / Digpu NewsTex