পেশাদার যোগাযোগের প্রাণ হলো ইমেল, কিন্তু এগুলো একটি ডিজিটাল মাইনফিল্ডও। অবিরাম ডকুমেন্টেশন, ফরোয়ার্ড করা থ্রেড এবং কর্মক্ষেত্রের সংবেদনশীলতার যুগে, একটি খারাপ শব্দযুক্ত ইমেল বেশিরভাগ মানুষের ধারণার চেয়েও বেশি ক্ষতি করতে পারে। এটি খুব কঠোর স্বর, একটি নিষ্ক্রিয়-আক্রমণাত্মক সাইন-অফ, অথবা কর্তৃত্বকে ক্ষুণ্ন করে এমন ভাষা যাই হোক না কেন, কিছু বাক্যাংশ না পাঠানোই ভালো।
অনেক পেশাদার পরিচিত ইমেল ভাষার উপর নির্ভর করে, এটি কীভাবে ব্যাখ্যা করা যেতে পারে তা বিবেচনা না করে, বিশেষ করে যখন আবেগ বেশি থাকে বা সময়সীমা কম থাকে। দুর্ভাগ্যবশত, এমনকি আপাতদৃষ্টিতে নির্দোষ বাক্যাংশগুলিও HR মাথাব্যথা, ক্ষতিগ্রস্ত সম্পর্ক, অথবা আরও খারাপ, চাকরির নিরাপত্তাহীনতার কারণ হতে পারে। কর্মক্ষেত্রে লিখিতভাবে যোগাযোগ করার সময় কী বলা উচিত তা জানার মতোই গুরুত্বপূর্ণ।
ইমেল শিষ্টাচার কেন আগের চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ
নৈমিত্তিক কথোপকথনের বিপরীতে, ইমেলগুলি চিরকাল বেঁচে থাকে। টাইপ করার সময় হতাশা বা ব্যঙ্গের একটি মুহূর্ত ক্ষতিকারক মনে হতে পারে, তবে প্রসঙ্গের বাইরে পড়লে এটি অ-পেশাদার, আক্রমণাত্মক বা তুচ্ছ বলে মনে হতে পারে। এবং যেহেতু টেক্সটের মাধ্যমে সবসময় স্বর শোনা যায় না, তাই সহকর্মীরা শব্দগুলিকে উদ্দেশ্যের চেয়ে বেশি নেতিবাচকভাবে ব্যাখ্যা করতে পারে।
নিয়োগকর্তারা যোগাযোগের ধরণে ক্রমশ মনোনিবেশ করছেন, বিশেষ করে দূরবর্তী এবং হাইব্রিড কর্মক্ষেত্রের পরিবেশে। ভুল যোগাযোগ কর্মক্ষেত্রের উত্তেজনার অন্যতম প্রধান কারণ, এবং ইমেল প্রায়শই এর উৎস। মানুষ কেবল তারা কী বলে তা দিয়ে বিচার করা হয় না, বরং তারা কীভাবে তা বলে তা দিয়ে বিচার করা হয়। ভুল বাক্যাংশটি কাউকে অহংকারী, অলস, যুদ্ধপ্রিয়, এমনকি অবাধ্য বলে মনে করতে পারে।
1. “আমার শেষ ইমেল অনুসারে”
এই ক্লাসিক বাক্যাংশটি একটি সহায়ক অনুস্মারক হিসাবে বোঝানো হতে পারে, তবে এটি সাধারণত অবজ্ঞাপূর্ণ বা নিষ্ক্রিয়-আক্রমণাত্মক হিসাবে দেখা দেয়। এটি ইঙ্গিত দেয় যে প্রাপক মনোযোগ সহকারে পড়েননি, যা তাৎক্ষণিকভাবে উত্তেজনা তৈরি করতে পারে। একটি স্পষ্ট এবং সদয় ফলোআপ প্রতিরক্ষামূলক মনোভাব না দেখিয়ে সহযোগিতাকে সঠিক পথে রাখে।
2. “যেমন আমি ইতিমধ্যেই উল্লেখ করেছি”
অনেকটা “আমার শেষ ইমেল অনুসারে” এর মতো, এই বাক্যাংশটি আঙুল তুলে ধরে এবং পুনরাবৃত্তিকে এমনভাবে হাইলাইট করে যা অভিযোগমূলক মনে হয়। এটি সঠিক হতে পারে, তবে এটি খুব কমই গঠনমূলক। একটি ভাল পদ্ধতি হল বিষয়টিকে আগে বলা হয়েছে বলে জোর না দিয়ে পুনরায় ফ্রেম করা।
3. “আমাকে স্পষ্ট হতে দিন”
এই বাক্যাংশটি স্পষ্ট করার পরিবর্তে আরও তীব্র হয়ে ওঠে। এটি এমনভাবে পড়তে পারে যেন প্রেরক হতাশ বা অধৈর্য, বিশেষ করে যদি বাকি বার্তায় নির্দেশনা বা সমালোচনা থাকে। স্পষ্টতা জোরপূর্বক ভাষা নয়, চিন্তাশীল ব্যাখ্যা থেকে আসা উচিত।
4. “সকল সম্মানের সাথে”
এটি প্রায় নিশ্চিত করে যে এর পরে যা বলা হবে তা অসম্মানজনক হবে। এটি এমন একটি বাক্যাংশ যা কূটনৈতিক শোনায় কিন্তু প্রায়শই মতবিরোধ বা সমালোচনার আগে থাকে। পেশাদার পরিবেশে, সততা গুরুত্বপূর্ণ, কিন্তু এইভাবে ভাষায় এটিকে তুলে ধরা সাধারণত বিপরীতমুখী হয়।
5. “এটি আমার বেতন গ্রেডের উপরে”
যদিও এটি একটি রসিকতা হিসাবে বোঝানো হয়, এই বাক্যাংশটি কাউকে দায়িত্ব নিতে বা সমস্যা সমাধানে অনিচ্ছুক বলে মনে করতে পারে। নেতৃত্বের লোকদের কাছে এটি তুচ্ছ বা এমনকি অসম্মানজনক বলে মনে হতে পারে। একটি ভাল বিকল্প হল চেক আউট না করে নির্দেশনা চাওয়া।
6. “আমি মনে করি না এটা আমার কাজ”
কাজের বিবরণের সীমানা আছে, কিন্তু ইমেল কঠোর রেখা টানার জায়গা নয়। এই বাক্যাংশটি অনমনীয় বা অসহযোগী বলে মনে হতে পারে, বিশেষ করে একটি দলগত পরিবেশে। পরিধি নিয়ে উদ্বেগ প্রকাশ করা বৈধ, কিন্তু এটি কীভাবে বলা হয়েছে তা গুরুত্বপূর্ণ।
7. “তোমার করা উচিত…”
কারো “কী করা উচিত” তা নির্দেশ করা সাধারণত দোষের মতো মনে হয়। লিখিত আকারে, এটি উত্তেজনা বাড়িয়ে তুলতে পারে এবং বিরক্তির কারণ হতে পারে। অতীতের ভুলের চেয়ে পরবর্তী পদক্ষেপ বা ভাগ করা লক্ষ্যগুলিতে মনোনিবেশ করা অনেক বেশি কার্যকর।
8. “আমি চেষ্টা করব”
যদিও এটি ক্ষতিকারক বলে মনে হতে পারে, এই বাক্যাংশটিতে আত্মবিশ্বাসের অভাব রয়েছে এবং সন্দেহের অবকাশ রয়েছে। পেশাদার পরিবেশে, লোকেরা স্পষ্ট প্রতিশ্রুতি পছন্দ করে। “আমি চেষ্টা করব” বললে কাউকে অনিশ্চিত বা অবিশ্বস্ত দেখাতে পারে, এমনকি যদি উদ্দেশ্য ভালো হয়।
9. “সত্যি…”
“সত্যি” দিয়ে একটি বাক্য শুরু করলে পূর্ববর্তী বিবৃতিগুলি অসৎ ছিল নাকি ফিল্টার করা হয়েছিল তা নিয়ে প্রশ্ন ওঠে। এটি অনিচ্ছাকৃতভাবে বিশ্বাসযোগ্যতা হ্রাস করতে পারে এবং সন্দেহ তৈরি করতে পারে, এমনকি মন্তব্যটি সহায়ক বা স্পষ্ট করার উদ্দেশ্যে হলেও।
10. “আমি ভেবেছিলাম তুমি জানো”
এই বাক্যাংশটি দোষ বোঝায় এবং প্রায়শই একটি সূক্ষ্ম অভিযোগের মতো মনে হয়। এটি সমস্যা সমাধানে খুব কমই কাজ করে। কার্যকর যোগাযোগ স্বচ্ছতা এবং সহযোগিতাকে অগ্রাধিকার দেয়, আত্মরক্ষামূলকতা বা দোষারোপকে নয়।
এটা কেবল আপনি যা বলেন তা নয়। আপনি কীভাবে বলেন তা হল
ইমেলে পেশাদারিত্ব কেবল টাইপিং ভুল এড়ানো বা ভদ্র সাইন-অফ যোগ করার বিষয়ে নয়। এটি ভাষা এবং সুরের সাথে ইচ্ছাকৃত হওয়া, বোঝার বিষয়ে যে সহকর্মীরা চাপের মাত্রা, সাংস্কৃতিক প্রেক্ষাপট বা অতীত অভিজ্ঞতার উপর নির্ভর করে বার্তাগুলিকে ভিন্নভাবে ব্যাখ্যা করতে পারে। প্রতিটি বাক্যাংশের গুরুত্ব রয়েছে এবং লক্ষ্য সর্বদা স্পষ্টতা, শ্রদ্ধা এবং দলবদ্ধতা হওয়া উচিত।
কর্মক্ষেত্রে, ইমেলগুলি যোগাযোগের হাতিয়ারের চেয়েও বেশি কিছু। এগুলি রেকর্ড। শব্দগুলি ফরোয়ার্ড করা, স্ক্রিনশট নেওয়া বা HR-তে জমা দেওয়া যেতে পারে। অন্য ব্যক্তির দৃষ্টিকোণ থেকে একটি বার্তা পড়ার জন্য কিছুক্ষণ সময় নেওয়া বিশ্বাস তৈরি করা এবং আপনার বিরুদ্ধে মামলা তৈরি করার মধ্যে পার্থক্য হতে পারে।
আপনি কি এই বাক্যাংশগুলির মধ্যে একটিকে বিপরীতমুখী দেখেছেন? অথবা আপনার মনে হয় অন্য কেউ তালিকায় থাকা উচিত?
সূত্র: সংরক্ষণ পরামর্শ / ডিগপু নিউজটেক্স